Informationspflicht nach Art. 13 und Art. 14 DSGVO für die Kunden

Der Schutz Ihrer Daten und die Transparenz über deren Verarbeitung ist uns ein sehr hohes Anliegen. Deshalb kommen wir unserer Pflicht zur Information über die Umstände Verarbeitung gemäß Art. 13 und Art. 14 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) hiermit nach.

Aus der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ergeben sich für Sie folgende Rechte:

1. Recht auf Auskunft (siehe Art. 15 DSGVO)
2. Recht auf Berichtigung (siehe Art. 16 DSGVO)
3. Recht auf Löschung (siehe Art. 17 DSGVO)
4. Recht auf Einschränkung der Daten (siehe Art. 18 DSGVO)
5. Widerspruchsrecht (siehe Art. 21 DSGVO)
6. Recht auf Datenübertragbarkeit (siehe Art. 20 DSGVO)

Widerrufsrecht: Wenn die Verarbeitung auf Art. 6 DSGVO Absatz 1 Buchstabe a oder Art. DSGVO 9 Absatz 2 Buchstabe a beruht, besteht das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Bisher verarbeitete Daten bleiben vom Widerruf unberührt.

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten: Jasmin Muhmenthaler-Sturm, Datenbeschützerin Regina Stoiber GmbH, Unterer Sand 9, 94209 Regen, Telefon: : 09921 906 2720, E-Mail: schwannberger.dsb@datenbeschuetzerin.de

Es besteht für Sie das Beschwerderecht gegenüber einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten rechtswidrig erfolgt.

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18
91522 Ansbach
Telefon: +49 (0) 981 180093-0

Telefax: +49 (0) 981 180093-800
E-Mail: poststelle@lda.bayern.de

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung ist:

Schwannberger GmbH

Johann Steinbauer

Ringstraße 70
94265 Patersdorf

Telefon: 09929/958384-0

E-Mail info@schwannberger.de

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z.B. Namen, E-Mail-Adressen o. Ä.) entscheidet.

Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums – EWR) findet nur statt, soweit dies zur Ausführung des Dienstleistungsvertrages erforderlich oder Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben oder dies anderweitig gesetzlich zulässig ist. In diesem Fall ergreifen wir Maßnahmen, um den Schutz Ihrer Daten sicherzustellen, beispielsweise durch vertragliche Regelungen. Wir übermitteln ausschließlich an Empfänger, die den Schutz Ihrer Daten nach den Vorschriften der DSGVO für die Übermittlung an Drittländer (Art. 44 bis 49 DSGVO) sicherstellen.

1 Kommunikation

Um mit Ihnen in Kontakt zu treten, schreiben wir Ihnen eine E-Mail, mit weiterführenden Informationen, zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, Ihres Auftrags oder im Rahmen unserer allgemeinen Geschäftsbeziehung. Dazu wird Ihre E-Mail-Adresse, der E-Mail-Inhalt und die Historie der Kommunikation erfasst. Die E-Mails werden in unserem E-Mail-Programm Outlook gespeichert.

Des Weiteren können wir Sie telefonisch kontaktieren. Dazu nutzen wir Ihre uns hinterlegte Telefon- oder Handynummer.

Die Verarbeitung der Daten beruht auf der Vertragserfüllung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrages oder vorvertraglichen Maßnahmen gestattet (Kundenverhältnis, Verträge mit Geschäftspartnern, Behörden, Mitarbeitern).

Eine Weitergabe der Daten erfolgt nur, wenn dies mit Ihnen abgestimmt ist oder für den aktuellen Geschäftsvorfall nötig ist. Unsere E-Mails werden über Microsoft Exchange gehostet. Anbieter ist die Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA. Mit Microsoft haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen. Weitere Informationen zum Datenschutz von Microsoft finden Sie unter: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement.

Ihre Daten werden bei uns auf unseren Systemen im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht gespeichert.

2 Kontakt- und Adressverwaltung

Zur Verwaltung aller Kontaktinformationen von Geschäftspartnern und Kunden speichern wir die Kontakte in unserem Warenwirtschaftssystem, in welchem: Name, ggf. Ansprechpartner, Adresse, Telefonnummer, Handynummer und E-Mail-Adresse gespeichert werden. Ihre Daten werden in unserem Warenwirtschaftssystem gespeichert.

Die Datenerfassung beruht auf einem berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, um Kontaktinformationen der Mitarbeiter und Geschäftspartner organisiert zu verwalten.

Auf dieses System haben nur unsere Mitarbeiter Zugriff.

Ihre Kontaktdaten werden für die Dauer der Geschäftsbeziehung uns im System gespeichert.

3 Zentrale / Empfang

Verteilung des Posteingangs an die jeweiligen Fachabteilungen, Personen. Persönliche Briefe werden ungeöffnet zugestellt. Annahme der zentralen Anrufe und Weiterleitung. Empfang Besucher und

Dazu erheben wir folgende Daten von Ihnen: Name Mitarbeiter, Geschäftspartner Name.

Die Datenerfassung beruht auf einem berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, um nur berechtigte Personen auf das Betriebsgelände zu lassen.

Eine Weitergabe der Daten erfolgt nur, wenn dies mit Ihnen abgestimmt ist oder für den aktuellen Geschäftsvorfall nötig ist.

Ihre Daten werden bei uns auf unseren Systemen im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht gespeichert.

4 Auftragserfassung und Abwicklung

Zur Abwicklung Ihres Auftrags oder Ihrer Anfrage erfassen im Rahmen des Prozesses personenbezogene Daten von Ansprechpartnern (Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Handynummer). Der Auftrag und der Vorgang wird in unserem Warenwirtschaftssystem gespeichert. Für den IT-Support für das Warenwirtschaftssystem wird ein externer Dienstleister (SCI Raab) eingesetzt. Wir haben mit dem Dienstleister einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen.  

Die Verarbeitung basiert auf Basis eines Vertrags oder vorvertraglichen Maßnahme nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Eine Weiterleitung erfolgt intern an die nötigen Abteilungen und bei Bedarf an externe Stellen (z.B. Lieferanten, Speditionen, etc.). Für den technischen Support unseres Warenwirtschaftssystems setzen wir einen externen IT-Dienstleister (SCI Herr Raab). Mit diesem haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen.

Die Daten werden im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert. Sofern keine Geschäfts- oder Kundenbeziehung zustande kommt, werden Ihre Daten nach einem Jahr gelöscht.

5 Bestellung und Versand

Zur Bestellung und zum Versand werden personenbezogene Daten erhoben, um die Ware den Kunden zuordnen zu können. Bei Direktbestellung über uns erhalten Sie einen von uns erstellten Lieferschein. Für die Abwicklung des Versandes werden Ihre Daten (Name, Adresse) an den Versanddienstleister übermittelt.

Die Verarbeitung basiert auf Basis eines Vertrags oder vorvertraglichen Maßnahme nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Eine Weitergabe der Daten erfolgt an interne Stellen sowie an den Versanddienstleister.

Die Daten werden im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert.

6 Finanzbuchhaltung

Zur Abwicklung der Finanzbuchhaltung haben wir in unserem IT-Systemen einen Prozess im Unternehmen abgebildet. Dabei kann es sein, dass im Rahmen des Prozesses personenbezogene Daten von Ansprechpartnern oder auf Rechnungsinformationen verarbeitet werden (Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Handynummer). Die Daten für die Buchhaltung werden in SelectLine gespeichert. Wir nutzen hierfür den Dienst eines externen Anbieters: SelectLine Software GmbH, Otto-von-Guericke-Straße 67, 39104 Magdeburg.

Die Verarbeitung basiert auf einer gesetzlichen Forderung nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der der Verantwortliche unterliegt (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung).

Eine Weiterleitung erfolgt an unserem zuständigen Steuerberater. Mit SelectLine haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen. Weitere Hinweise zum Datenschutz von SelectLine finden Sie unter: https://www.selectline.de/datenschutz/

Die Daten werden im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert.

7 Mahnwesen

Im Falle von offenen Forderungen werden diese abgemahnt und bei Nichtbezahlung an Dienstleister (Anwalt, Inkassobüro) übermittelt. Dazu werden: Name, Adresse und die Höhe der offenen Forderung benötigt.

Die Verarbeitung basiert auf Basis eines Vertrags oder vorvertraglichen Maßnahme nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Eine Weiterleitung erfolgt an den Dienstleister (Anwalt, Inkassobüro etc.).

Die Daten werden im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert.

8 Papier- Aktenentsorgung / Datenträgerentsorgung

Es wird die Vernichtung von nicht mehr erforderlichen Papierdokumenten und Datenträgern, auf denen sich personenbezogene Daten befinden, durchgeführt. Damit werden die Löschfristen nach der Aufbewahrungsfrist eingehalten.

Es können sich sämtliche Daten aus dem Kundenverhältnis auf den Dokumenten und Papierträgern befinden.

Die Verarbeitung der Daten beruht auf einer gesetzlichen Forderung nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der der Verantwortliche unterliegt.

Die Daten werden intern vernichtet und es erfolgt keine Speicherung.

9 Datenschutzmanagement

Sie können den externen Datenschutzbeauftragen jederzeit per E-Mail an schwannberger.dsb@datenbeschuetzerin.de oder telefonisch unter 09921 906 2689 kontaktieren.

Dabei wird Ihr Name, Grund der Anfrage, Sachverhalt, evtl. im System hinterlegte Daten des Betroffenen erhoben und gespeichert.

Die Verarbeitung der Daten beruht auf der Vertragserfüllung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrages oder vorvertraglichen Maßnahme gestattet (Dienstleistungsvertrag, Arbeitsvertrag).

Eine Weitergabe der Informationen erfolgt nur mit Ihrer Zustimmung.

Ihre personenbezogenen Daten werden so lange gespeichert, wie für den Zweck benötigt. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben dabei unberührt.